Wiadomości
Do oznaczania stron postępowania nie powinno się
wykorzystywać numeru PESEL.
W związku ze zdarzającymi się przypadkami
oznaczania stron postępowania
administracyjnego nie tylko imieniem,
nazwiskiem i adresem zamieszkania, ale
również numerem PESEL, Prezes Urzędu
Ochrony Danych Osobowych wskazała, że
takie działanie jest niezgodne z prawem.
Obowiązkowe oznaczanie stron
Organy administracji publicznej, które
rozstrzygają indywidualne sprawy, wydając
decyzje administracyjne, muszą postępować
zgodnie z zasadami określonymi
w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks
postępowania administracyjnego
(k.p.a.). Jej art. 107 § 1 pkt 3 wskazuje, że
jednym z obligatoryjnych składników decyzji
administracyjnej jest oznaczenie strony lub stron postępowania. Oznacza to, że
dla prawidłowości postępowania prowadzonego przez właściwy organ administracji
publicznej niezbędne jest zindywidualizowanie wszystkich stron postępowania poprzez
wskazanie ich danych osobowych.
W tym celu wystarczające jest wskazanie imienia, nazwiska i adresu zamieszkania.
Reguły określone RODO
Wykorzystywanie na te potrzeby numeru PESEL jest działaniem niezgodnym z zasadami
określonymi w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO).
Numer PESEL to bowiem krajowy numer
identyfikacyjny, który powinien podlegać
szczególnej ochronie (art. 87 RODO). Jego
używanie na potrzeby oznaczenia strony
postępowania administracyjnego jest nadmiarowe
i niezgodne z zasadą minimalizacji
danych wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. c 1 RODO.
Wyjątkiem postępowanie egzekucyjne
Jeśli podanie numeru PESEL wynika wprost z przepisów prawa, to wówczas spełniona
jest przesłanka legalizująca jego przetwarzanie określona w art. 6 ust. 1 lit. c RODO
(przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego
na administratorze). Tak jest w przypadku zamieszczania numeru PESEL w tytule wykonawczym
w przypadku prowadzenia przez organ administracji postępowania egzekucyjnego.
Stanowi o tym art. 27 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu
egzekucyjnym w administracji. Zatem dopiero na etapie prowadzonego postępowania
egzekucyjnego uzasadnione jest wskazanie numeru PESEL strony postępowania.
Praktyka zamieszczania go w decyzji administracyjnej, jako danej identyfikującej stronę
postępowania, jest niewłaściwa.
