Wiadomości
Podróż służbowa pracownika
17 stycznia 2023
Podróż służbowa pracownika wiąże się z określonymi kosztami, które musi pokryć firma.
CO PRZYSŁUGUJE PRACOWNIKOWI?
Podróż służbowa to wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej w kraju i za granicą ustala się postanowieniami układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę. Jeśli zaś pracodawca nie ma własnych regulacji, stosuje się przepisy rozporządzenia MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują:
» diety (przy podróży krajowej – ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia, a przy podróżach zagranicznych – ekwiwalent kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków);
» zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Pracodawca określa środek transportu w podróży służbowej krajowej bądź zagranicznej. Pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych przez niego kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami.
Pracodawca może wyrazić zgodę, by pracownik skorzystał z należącego do niego samochodu osobowego
lub np. motocykla. Wtedy liczbę przejechanych kilometrów mnoży się przez stawkę za kilometr i zwraca mu tak obliczone koszty. Stawka nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, tj.: 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3; 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3; 0,2302 zł – dla motocykla.
Firma zwraca też inne wydatki związane z podróżą, jeśli były one niezbędne, a pracownik udokumentował ich wysokość (np. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i parking).
PODRÓŻ W KRAJU
Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży. To minimalna stawka. Jeśli podróż trwa: mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety, ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.
Jeżeli podróż służbowa na terenie kraju trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – 50% diety. Jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie, dietę obniża się: za śniadanie - 25% diety, za obiad - 50% diety, za kolację - 25% diety.
Za nocleg w hotelu pracodawca zwraca poniesioną przez niego opłatę potwierdzoną rachunkiem.
Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać 20-krotności diety (900 zł). Jeśli firma nie zapewniła pracownikowi noclegu, a on nie przedstawi rachunku za nocleg, będzie przysługiwał mu ryczałt w wysokości 150% diety.
PODRÓŻ ZAGRANICZNA
W firmach, które nie mają własnych rozwiązań, do obliczania diet stosuje się stawki określone w ww. rozporządzeniu MPiPS. Wysokość diety w podróży zagranicznej zależy od państwa, do którego jedzie pracownik. Określona np. w regulaminie wynagradzania kwota diety w podróży zagranicznej nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Jeśli firma ustala i wypłaca pracownikowi dietę ponad limit określony w ww. rozporządzeniu, nadwyżka będzie dla niego opodatkowanym przychodem. Gdy podróż trwa: do 8 godzin – pracownikowi przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety, ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Pracownikowi nie przysługuje dieta, jeśli otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie w wysokości diety. Gdy należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie.
Jeśli ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje mu 25% diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (też w zakresie usługi hotelarskiej): śniadanie – 15% diety, obiad – 30% diety, kolacja – 30% diety.
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale do limitu określonego w ww. rozporządzeniu MPiPS. Dla każdego kraju ustalony jest odrębny limit. W uzasadnionych przypadkach firma może zwrócić pracownikowi wyższe koszty - potwierdzone rachunkiem. Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Firma nie zwraca kosztów noclegu, jeśli sama zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg lub robi to zagraniczny kontrahent.
Za granicą pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. W razie dojazdu w jedną stronę, ryczałt wynosi 50% diety. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
Ryczałty nie przysługują, jeśli pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem lub ma zapewnione bezpłatne dojazdy.
Jeśli pracownik zachoruje w trakcie zagranicznej podróży, pracodawca zwraca mu koszty leczenia za granicą, o ile są one udokumentowane, a ich poniesienie było niezbędne. Za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym pracownikowi przysługuje 25% diety.
ROZLICZENIE PODRÓŻY
Przed wyjazdem w podróż zagraniczną firma wypłaca pracownikowi zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów, w wysokości wynikającej ze wstępnej ich kalkulacji. Po zakończeniu podróży pracownik musi się z firmą rozliczyć w ciągu 14 dni – tj. przedstawić dokumenty będące dowodem poniesionych kosztów (oprócz diet).
Pracownik co do zasady nie płaci podatku od zwróconych mu kosztów. Jeśli jednak przepisy ww. rozporządzeń
określają limit takich wydatków, pracownik płaci PIT od nadwyżki ponad limit, a dla pracodawcy nadwyżka ponad limit nie jest kosztem uzyskania przychodu.
Wydatków związanych z podróżą służbową pracownika nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów, jeśli przedsiębiorca jest opodatkowany ryczałtem lub kartą podatkową.
CO PRZYSŁUGUJE PRACOWNIKOWI?
Podróż służbowa to wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej w kraju i za granicą ustala się postanowieniami układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę. Jeśli zaś pracodawca nie ma własnych regulacji, stosuje się przepisy rozporządzenia MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują:
» diety (przy podróży krajowej – ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia, a przy podróżach zagranicznych – ekwiwalent kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków);
» zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Pracodawca określa środek transportu w podróży służbowej krajowej bądź zagranicznej. Pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych przez niego kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami.
Pracodawca może wyrazić zgodę, by pracownik skorzystał z należącego do niego samochodu osobowego
lub np. motocykla. Wtedy liczbę przejechanych kilometrów mnoży się przez stawkę za kilometr i zwraca mu tak obliczone koszty. Stawka nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, tj.: 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3; 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3; 0,2302 zł – dla motocykla.
Firma zwraca też inne wydatki związane z podróżą, jeśli były one niezbędne, a pracownik udokumentował ich wysokość (np. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i parking).
PODRÓŻ W KRAJU
Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży. To minimalna stawka. Jeśli podróż trwa: mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety, ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.
Jeżeli podróż służbowa na terenie kraju trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – 50% diety. Jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie, dietę obniża się: za śniadanie - 25% diety, za obiad - 50% diety, za kolację - 25% diety.
Za nocleg w hotelu pracodawca zwraca poniesioną przez niego opłatę potwierdzoną rachunkiem.
Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać 20-krotności diety (900 zł). Jeśli firma nie zapewniła pracownikowi noclegu, a on nie przedstawi rachunku za nocleg, będzie przysługiwał mu ryczałt w wysokości 150% diety.
PODRÓŻ ZAGRANICZNA
W firmach, które nie mają własnych rozwiązań, do obliczania diet stosuje się stawki określone w ww. rozporządzeniu MPiPS. Wysokość diety w podróży zagranicznej zależy od państwa, do którego jedzie pracownik. Określona np. w regulaminie wynagradzania kwota diety w podróży zagranicznej nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Jeśli firma ustala i wypłaca pracownikowi dietę ponad limit określony w ww. rozporządzeniu, nadwyżka będzie dla niego opodatkowanym przychodem. Gdy podróż trwa: do 8 godzin – pracownikowi przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety, ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Pracownikowi nie przysługuje dieta, jeśli otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie w wysokości diety. Gdy należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie.
Jeśli ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje mu 25% diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (też w zakresie usługi hotelarskiej): śniadanie – 15% diety, obiad – 30% diety, kolacja – 30% diety.
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale do limitu określonego w ww. rozporządzeniu MPiPS. Dla każdego kraju ustalony jest odrębny limit. W uzasadnionych przypadkach firma może zwrócić pracownikowi wyższe koszty - potwierdzone rachunkiem. Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Firma nie zwraca kosztów noclegu, jeśli sama zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg lub robi to zagraniczny kontrahent.
Za granicą pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. W razie dojazdu w jedną stronę, ryczałt wynosi 50% diety. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
Ryczałty nie przysługują, jeśli pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem lub ma zapewnione bezpłatne dojazdy.
Jeśli pracownik zachoruje w trakcie zagranicznej podróży, pracodawca zwraca mu koszty leczenia za granicą, o ile są one udokumentowane, a ich poniesienie było niezbędne. Za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym pracownikowi przysługuje 25% diety.
ROZLICZENIE PODRÓŻY
Przed wyjazdem w podróż zagraniczną firma wypłaca pracownikowi zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów, w wysokości wynikającej ze wstępnej ich kalkulacji. Po zakończeniu podróży pracownik musi się z firmą rozliczyć w ciągu 14 dni – tj. przedstawić dokumenty będące dowodem poniesionych kosztów (oprócz diet).
Pracownik co do zasady nie płaci podatku od zwróconych mu kosztów. Jeśli jednak przepisy ww. rozporządzeń
określają limit takich wydatków, pracownik płaci PIT od nadwyżki ponad limit, a dla pracodawcy nadwyżka ponad limit nie jest kosztem uzyskania przychodu.
Wydatków związanych z podróżą służbową pracownika nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów, jeśli przedsiębiorca jest opodatkowany ryczałtem lub kartą podatkową.
