Wiadomości
Posiłki sfinansowane pracownikom a ZUS i PIT
05 grudnia 2023
Czy zapewnienie pracownikowi wyżywienia (tj. sfinansowanie kosztów posiłków) powoduje konieczność pobierania i odprowadzania składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT)?
ZWOLNIENIE ZE SKŁADEK
W wyniku zmiany od 1 września 2023 r. rozporządzeniaw sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru
składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.
Jak wyjaśnił ZUS, pojęcie „placówki handlowej” należy stosować zgodnie z jego literalnym brzmieniem, tj. jako obiekt,
w którym jest prowadzony handel oraz są wykonywane czynności związane z handlem. Najważniejsze jest to (bez
względu na formę organizacyjną danej placówki, sklepu czy punktu), aby była to placówka honorująca bony, talony,
kupony i karty przedpłacone jako środek płatniczy i oferująca za nie klientom posiłki.
Przez „posiłki” nadal należy rozumieć: posiłki gotowe lub przetworzone produkty żywnościowe, które nadają się do
bezpośredniego spożycia.
Nie ma wymogu nabycia bądź spożycia nabytych posiłków w czasie pracy obowiązującym pracownika.
Do podstawy wymiaru składek nie wlicza się wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które (technicznie) umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków czy przetworzonych produktów żywnościowych. Warunkiem jest jednak, aby opłata wydatkowana z nich została przeznaczona tylko i wyłącznie na zakup posiłków albo przetworzonych produktów żywnościowych. W celu zastosowania zwolnienia
z opłacania składek płatnik i ubezpieczony muszą dysponować dowodami (udokumentować wydatkowanie
środków czy wartości bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych), wskazującymi, że środki z karty zostały
wydatkowane wyłącznie na posiłki albo przetworzone
produkty żywnościowe.
Przykład:
Przedsiębiorca finansuje pracownikom posiłki gotowe do spożycia - poprzez udostępnienie pracownikom kart lunchowych – kart przedpłaconych wydawanych przez bank (tj. kart, za które można nabyć nie tylko gotowe posiłki czy przetworzone produkty żywnościowe, które nadają się do bezpośredniego spożycia). Pracodawca przed udostepnieniem karty lunchowej zobowiązuje pracowników do zapoznania się z przyjętymi w firmie „Zasadami korzystania z Karty Lunch”. Fakt zapoznania się z Zasadami każdy pracownik potwierdza podpisem. Zgodnie z ww. zasadami:
» karta lunchowa uprawnia do nabycia tyko i wyłącznie gotowych do spożycia posiłków;
» kartą nie można nabywać np.: artykułów chemicznych, odzieży, alkoholu, tytoniu, paliwa;
» karta nie podlega wymianie na gotówkę – z jej wykorzystaniem nie można dokonywać wypłat z bankomatów, banków itp.
Dodatkowo pracodawca zobowiązuje pracowników do gromadzenia i ewidencjonowania oraz przekazywania paragonów za dokonane za pomocą karty lunchowej zakupy celem weryfikacji prawidłowości korzystania z karty.
W tym przypadku zabezpieczeniem prawidłowości stosowania przepisu zwalniającego z opłacania składek nie
są techniczne cechy karty (dedykowane karty wydane przez placówkę gastronomiczną uprawniające do zakupy tylko w jej placówkach), tylko spisane zasady i ręczna weryfikacja ich stosowania.
Wartość opisanych kart lunchowych nie stanowi podstawy wymiaru składek.
PIT
Przychodem pracownika z pracy są nie tylko pieniądze, ale może to być także wartość świadczeń w naturze lub świadczeń nieodpłatnych.
Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) określił 3 warunki, które muszą być spełnione
łącznie, żeby nieodpłatne świadczenie mogło być uznane za przychód podatkowy:
1. świadczenie musi być spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
2. musi stanowić realne przysporzenie majątkowe dla pracownika - zostało spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, i
3. korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemupracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla
wszystkich podmiotów) - musi być możliwe zindywidualizowanie świadczenia: określenie jego wartości pieniężnej
i skonkretyzowanie odbiorcy.
Przychodem pracownika może być więc świadczenie spełnione za dobrowolną zgodą pracownika, w jego interesie, celem osiągnięcia konkretnych korzyści o wymiernym charakterze, niedostępnych w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów.
ZWOLNIENIE ZE SKŁADEK
W wyniku zmiany od 1 września 2023 r. rozporządzeniaw sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru
składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.
Jak wyjaśnił ZUS, pojęcie „placówki handlowej” należy stosować zgodnie z jego literalnym brzmieniem, tj. jako obiekt,
w którym jest prowadzony handel oraz są wykonywane czynności związane z handlem. Najważniejsze jest to (bez
względu na formę organizacyjną danej placówki, sklepu czy punktu), aby była to placówka honorująca bony, talony,
kupony i karty przedpłacone jako środek płatniczy i oferująca za nie klientom posiłki.
Przez „posiłki” nadal należy rozumieć: posiłki gotowe lub przetworzone produkty żywnościowe, które nadają się do
bezpośredniego spożycia.
Nie ma wymogu nabycia bądź spożycia nabytych posiłków w czasie pracy obowiązującym pracownika.
Do podstawy wymiaru składek nie wlicza się wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które (technicznie) umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków czy przetworzonych produktów żywnościowych. Warunkiem jest jednak, aby opłata wydatkowana z nich została przeznaczona tylko i wyłącznie na zakup posiłków albo przetworzonych produktów żywnościowych. W celu zastosowania zwolnienia
z opłacania składek płatnik i ubezpieczony muszą dysponować dowodami (udokumentować wydatkowanie
środków czy wartości bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych), wskazującymi, że środki z karty zostały
wydatkowane wyłącznie na posiłki albo przetworzone
produkty żywnościowe.
Przykład:
Przedsiębiorca finansuje pracownikom posiłki gotowe do spożycia - poprzez udostępnienie pracownikom kart lunchowych – kart przedpłaconych wydawanych przez bank (tj. kart, za które można nabyć nie tylko gotowe posiłki czy przetworzone produkty żywnościowe, które nadają się do bezpośredniego spożycia). Pracodawca przed udostepnieniem karty lunchowej zobowiązuje pracowników do zapoznania się z przyjętymi w firmie „Zasadami korzystania z Karty Lunch”. Fakt zapoznania się z Zasadami każdy pracownik potwierdza podpisem. Zgodnie z ww. zasadami:
» karta lunchowa uprawnia do nabycia tyko i wyłącznie gotowych do spożycia posiłków;
» kartą nie można nabywać np.: artykułów chemicznych, odzieży, alkoholu, tytoniu, paliwa;
» karta nie podlega wymianie na gotówkę – z jej wykorzystaniem nie można dokonywać wypłat z bankomatów, banków itp.
Dodatkowo pracodawca zobowiązuje pracowników do gromadzenia i ewidencjonowania oraz przekazywania paragonów za dokonane za pomocą karty lunchowej zakupy celem weryfikacji prawidłowości korzystania z karty.
W tym przypadku zabezpieczeniem prawidłowości stosowania przepisu zwalniającego z opłacania składek nie
są techniczne cechy karty (dedykowane karty wydane przez placówkę gastronomiczną uprawniające do zakupy tylko w jej placówkach), tylko spisane zasady i ręczna weryfikacja ich stosowania.
Wartość opisanych kart lunchowych nie stanowi podstawy wymiaru składek.
PIT
Przychodem pracownika z pracy są nie tylko pieniądze, ale może to być także wartość świadczeń w naturze lub świadczeń nieodpłatnych.
Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) określił 3 warunki, które muszą być spełnione
łącznie, żeby nieodpłatne świadczenie mogło być uznane za przychód podatkowy:
1. świadczenie musi być spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
2. musi stanowić realne przysporzenie majątkowe dla pracownika - zostało spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, i
3. korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemupracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla
wszystkich podmiotów) - musi być możliwe zindywidualizowanie świadczenia: określenie jego wartości pieniężnej
i skonkretyzowanie odbiorcy.
Przychodem pracownika może być więc świadczenie spełnione za dobrowolną zgodą pracownika, w jego interesie, celem osiągnięcia konkretnych korzyści o wymiernym charakterze, niedostępnych w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów.
