Wiadomości
Prezenty dla pracowników a podatki
28 grudnia 2023
Przed Świętami warto zapoznać się z kwestiami podatkowymi nieodpłatnego przekazania pracownikom upominków świątecznych.
Dla pracodawcy wydatki na świąteczne prezenty dla pracowników związane ze stosunkiem pracy (tj. prezent stanowi
nagrodę za wykonaną pracę, jest gwarantowany w umowie o pracę czy wewnętrznych regulaminach wynagradzania),
a nie prywatne (bezinteresowne), mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.
Nie stanowią jednak kosztów uzyskania przychodów wydatki na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS (zob. art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT). Dotyczy to nie tylko wydatków
finansowanych z ZFŚS, ale też wszelkich innych wydatków na działalność socjalną, nawet tę finansowaną ze środków obrotowych. Jeśli więc dany wydatek na rzecz pracowników ma charakter socjalny, to nie będzie stanowił kosztu podatkowego; kosztem uzyskania przychodu mogą być tylko odpisy dokonane na rachunek ZFŚS.
Wydatek zaliczony przez firmę do kosztów stanowi generalnie przychód dla obdarowanego, a więc podlega zarówno
podatkowi dochodowemu, jak i oskładkowaniu ZUS. Z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) wynika, iż prezent przekazany pracownikowi winien być traktowany jako jego przychód ze stosunku
pracy. Pracodawca powinien więc wartość upominku doliczyć do dochodu obdarowanego podatnika i jako płatnik pobrać zaliczkę na podatek dochodowy (PIT).
Wyjątek od tej zasady przewiduje art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, przewidujący zwolnienie upominku z opodatkowania, pod warunkiem łącznego spełnienia warunków wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Przewiduje on, że wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł (opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad wskazany limit).
Przepis ten zastrzega przy tym, iż do katalogu świadczeń rzeczowych objętych przedmiotowych zwolnieniem nie zalicza się bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi (tj. np. elektronicznych bonów towarowych, w tym kart podarunkowych).
Jeżeli więc wydatek świąteczny (np. paczka świąteczna, karta przedpłacona czy gotówka) zostanie w całości sfinansowany ze środków ZFŚS pracodawcy – upominku nie trzeba będzie opodatkowywać, o ile jego wartość (łącznie z innymi świadczeniami rzeczowymi i pieniężnymi) nie przekroczy dla danego pracownika w 2023 r. kwoty 1000 zł. W razie przekroczenia kwoty 1000 zł, opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad 1000 zł.
Gdyby natomiast pracodawca sfinansował prezent częściowo z ZFŚS i ze środków obrotowych, to świadczenie
takie podlega opodatkowaniu PIT w całości.
Warunkiem zwolnienia upominków (świadczeń) jest też, iż zostaną one przekazane pracownikowi w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w ustawie o ZFŚS. Jeśli zaś takiego charakteru przekazywane podarunki nie mają, to ich wartość nie może korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie
ww. przepisu.
Według art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, działalność socjalna obejmuje m.in. udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej
lub finansowej. Można za taką uznać np. świadczenia świąteczne na rzecz pracowników. Wydatkując środki z ZFŚS, pracodawca winien jednak uzależniać przyznawanie ulgowych usług i świadczeń od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu.
Jeżeli natomiast prezent spełnia warunki do uznania, że jest darowizną (nie stanowi dodatkowej formy gratyfikacji
za wykonaną pracę), to nie zaliczamy go do przychodów pracownika (wg art. 23 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT). Firma nie musi więc naliczać i potrącać od nich PIT (i co za tym idzie – składek ZUS). Darowizny takie rozliczane są na podstawie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Są one zwolnione z daniny do określonych kwot otrzymanych w sumie w ciągu 5 lat.
Takiej darowizny nie można zaliczyć do podatkowych kosztów firmy.
Jeżeli prezenty są elementem wynagrodzenia za pracę, przedsiębiorca rozliczy je w kosztach, lecz wtedy musi je obciążyć podatkiem i składkami (co do zasady, bo są określone zwolnienia). Jeśli zaś upominki są darowizną, to nie ma przychodu u pracownika, ale nie będzie także kosztu u pracodawcy.
Zasadą jest, że podatnicy mogą odliczyć podatek od towarów i usług (VAT) od nabytych towarów w takim zakresie,
w jakim te towary są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Jak twierdzą zaś organy podatkowe, z tytułu zakupu upominków świątecznych przekazywanych pracownikom, firmom nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, ze względu na brak związku tych zakupów z czynnościami opodatkowanymi. Służą one bowiem zaspokojeniu prywatnych (osobistych) potrzeb pracowników.
Opodatkowaniu VAT podlega nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa,
w tym przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste jego pracowników, jeżeli podatnikowi przysługiwało (w całości lub części) prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia tych towarów. Ponieważ zaś z tytułu nabycia prezentów podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, ich przekazanie na rzecz pracowników nie podlega opodatkowaniu tym podatkiem.
Więcej o rozliczeniach świątecznych przedsięwzięć można się dowiedzieć w naszym biurze, np. o nieodpłatnym przekazaniu upominków świątecznych kontrahentom i klientom czy o organizacji imprez świątecznych dla pracowników bądź dla kontrahentów i klientów.
Dla pracodawcy wydatki na świąteczne prezenty dla pracowników związane ze stosunkiem pracy (tj. prezent stanowi
nagrodę za wykonaną pracę, jest gwarantowany w umowie o pracę czy wewnętrznych regulaminach wynagradzania),
a nie prywatne (bezinteresowne), mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.
Nie stanowią jednak kosztów uzyskania przychodów wydatki na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS (zob. art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT). Dotyczy to nie tylko wydatków
finansowanych z ZFŚS, ale też wszelkich innych wydatków na działalność socjalną, nawet tę finansowaną ze środków obrotowych. Jeśli więc dany wydatek na rzecz pracowników ma charakter socjalny, to nie będzie stanowił kosztu podatkowego; kosztem uzyskania przychodu mogą być tylko odpisy dokonane na rachunek ZFŚS.
Wydatek zaliczony przez firmę do kosztów stanowi generalnie przychód dla obdarowanego, a więc podlega zarówno
podatkowi dochodowemu, jak i oskładkowaniu ZUS. Z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) wynika, iż prezent przekazany pracownikowi winien być traktowany jako jego przychód ze stosunku
pracy. Pracodawca powinien więc wartość upominku doliczyć do dochodu obdarowanego podatnika i jako płatnik pobrać zaliczkę na podatek dochodowy (PIT).
Wyjątek od tej zasady przewiduje art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, przewidujący zwolnienie upominku z opodatkowania, pod warunkiem łącznego spełnienia warunków wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Przewiduje on, że wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł (opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad wskazany limit).
Przepis ten zastrzega przy tym, iż do katalogu świadczeń rzeczowych objętych przedmiotowych zwolnieniem nie zalicza się bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi (tj. np. elektronicznych bonów towarowych, w tym kart podarunkowych).
Jeżeli więc wydatek świąteczny (np. paczka świąteczna, karta przedpłacona czy gotówka) zostanie w całości sfinansowany ze środków ZFŚS pracodawcy – upominku nie trzeba będzie opodatkowywać, o ile jego wartość (łącznie z innymi świadczeniami rzeczowymi i pieniężnymi) nie przekroczy dla danego pracownika w 2023 r. kwoty 1000 zł. W razie przekroczenia kwoty 1000 zł, opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad 1000 zł.
Gdyby natomiast pracodawca sfinansował prezent częściowo z ZFŚS i ze środków obrotowych, to świadczenie
takie podlega opodatkowaniu PIT w całości.
Warunkiem zwolnienia upominków (świadczeń) jest też, iż zostaną one przekazane pracownikowi w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w ustawie o ZFŚS. Jeśli zaś takiego charakteru przekazywane podarunki nie mają, to ich wartość nie może korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie
ww. przepisu.
Według art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, działalność socjalna obejmuje m.in. udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej
lub finansowej. Można za taką uznać np. świadczenia świąteczne na rzecz pracowników. Wydatkując środki z ZFŚS, pracodawca winien jednak uzależniać przyznawanie ulgowych usług i świadczeń od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu.
Jeżeli natomiast prezent spełnia warunki do uznania, że jest darowizną (nie stanowi dodatkowej formy gratyfikacji
za wykonaną pracę), to nie zaliczamy go do przychodów pracownika (wg art. 23 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT). Firma nie musi więc naliczać i potrącać od nich PIT (i co za tym idzie – składek ZUS). Darowizny takie rozliczane są na podstawie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Są one zwolnione z daniny do określonych kwot otrzymanych w sumie w ciągu 5 lat.
Takiej darowizny nie można zaliczyć do podatkowych kosztów firmy.
Jeżeli prezenty są elementem wynagrodzenia za pracę, przedsiębiorca rozliczy je w kosztach, lecz wtedy musi je obciążyć podatkiem i składkami (co do zasady, bo są określone zwolnienia). Jeśli zaś upominki są darowizną, to nie ma przychodu u pracownika, ale nie będzie także kosztu u pracodawcy.
Zasadą jest, że podatnicy mogą odliczyć podatek od towarów i usług (VAT) od nabytych towarów w takim zakresie,
w jakim te towary są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Jak twierdzą zaś organy podatkowe, z tytułu zakupu upominków świątecznych przekazywanych pracownikom, firmom nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, ze względu na brak związku tych zakupów z czynnościami opodatkowanymi. Służą one bowiem zaspokojeniu prywatnych (osobistych) potrzeb pracowników.
Opodatkowaniu VAT podlega nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa,
w tym przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste jego pracowników, jeżeli podatnikowi przysługiwało (w całości lub części) prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia tych towarów. Ponieważ zaś z tytułu nabycia prezentów podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, ich przekazanie na rzecz pracowników nie podlega opodatkowaniu tym podatkiem.
Więcej o rozliczeniach świątecznych przedsięwzięć można się dowiedzieć w naszym biurze, np. o nieodpłatnym przekazaniu upominków świątecznych kontrahentom i klientom czy o organizacji imprez świątecznych dla pracowników bądź dla kontrahentów i klientów.
