Wiadomości
Przedsiębiorca w podróży
10 stycznia 2023
Jak rozliczyć koszty podróży służbowych przedsiębiorcy?
PODRÓŻE SŁUŻBOWE JAKO KOSZT
UZYSKANIA PRZYCHODU
Co do zasady kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu oraz zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodu. Dlatego jeśli przedsiębiorca sam odbywa podroż służbową, to ma prawo odliczyć od przychodu poniesione na ten cel wydatki – jako koszty uzyskania przychodu. Powinien zachować wszelkie dowody potwierdzające związek podróży z prowadzoną działalnością, np. zebrane podczas niej zamówienia,
faktury zakupowe, oferty kontrahentów.
Jeżeli przedsiębiorca porusza się publicznym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, samolotem), kosztem będzie cena biletu za przejazd. Nie ma ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu. Jednak tak jak w przypadku innych kosztów obowiązuje zasada, zgodnie z którą wydatki muszą być racjonalnie uzasadnione. Jeśli przedsiębiorca podróżuje samochodem, który stanowi środek trwały firmy, odliczy 100% wydatków na jego użytkowanie, o ile prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Jeżeli nie prowadzi ewidencji, odliczy 75% wydatków.
By odliczyć 100% kosztów uzyskania przychodu w PIT, trzeba prowadzić ewidencję taką jak dla celów VAT. Różni się ona od ewidencji prowadzonej w celu rozliczenia podróży służbowej pracownika m.in. tym, że nie oblicza się kosztów przejazdu (liczba przejechanych kilometrów x stawka za kilometr).
Jeśli w czasie podróży przedsiębiorca wykorzystuje swój samochód prywatny (niebędący majątkiem firmy) dla celów działalności gospodarczej, nie musi już prowadzić żadnej ewidencji przebiegu pojazdu. Wówczas odliczy 20% wydatków na jego użytkowanie.
DIETY
W podróży służbowej właściciel firmy nie może odliczyć faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie, ale przysługuje mu dieta tej samej wysokości, co pracownikowi (w kraju: 45 zł za dobę podróży, za granicą według stawek w rozporządzeniu MPiPS dla danych krajów). Firmowe wydatki, także diety za delegację, należy udokumentować, by zaliczyć je do kosztów podatkowych.
Diety zaliczane są do kosztów w formie ryczałtu. Podstawą ich rozliczenia jest dowód wewnętrzny, który powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
W podróży służbowej właściciel firmy nie może odliczyć faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie, ale
przysługuje mu dieta tej samej wysokości, co pracownikowi.
NOCLEGI I KOMUNIKACJA LOKALNA
Wydatki na nocleg przedsiębiorca może rozliczać na podstawie faktury lub rachunku. Przedsiębiorcy nie obowiązują limity dotyczące pracowników. Jeśli w podróży służbowej właściciel firmy korzysta ze środków komunikacji miejscowej, koszty rozlicza w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem, z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku. Przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty dotyczące pracowników.
Odliczyć może także inne wydatki związane z prowadzoną działalnością, np. zakup biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem. Nie może rozliczyć kosztów podróży służbowej, jeśli jest opodatkowany w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej.
JAK PRZELICZAĆ KOSZTY W WALUCIE OBCEJ?
Jeśli w trakcie podróży przedsiębiorca otrzymał dokumenty potwierdzające wydatki w innej walucie, przelicza ją na złote. Poniesione wydatki (jak np. opłata za przejazd autostradą, nocleg) rozlicza według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) dokumentujących koszty związane z podróżą. Diety przelicza według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.
ODLICZENIE VAT OD WYDATKÓW NA PODRÓŻ
Za podróż służbową przedsiębiorca może rozliczyć VAT na zasadach ogólnych, jak przy innych czynnościach opodatkowanych. Nie odliczy VAT od wydatków na usługi gastronomiczne i noclegi.
Niepodlegający odliczeniu VAT z tytułu noclegu może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (kwota brutto).
Do odliczenia VAT uprawniają faktury oraz dokumenty uznawane zgodnie z przepisami za faktury, tj. np. jednorazowe bilety potwierdzające przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość.
Dokument:
» powinien zawierać: numer i datę wystawienia, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę podatku, kwotę należności ogółem;
» powinien zostać wystawiony przez podatnika uprawnionego do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami.
Przedsiębiorca może odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego
– pod warunkiem, że wykorzystuje samochód wyłącznie w działalności gospodarczej i złoży do urzędu skarbowego formularz VAT-26. Potwierdzeniem wykorzystywania auta wyłącznie na potrzeby firmy jest prowadzenie ewidencji przebiegu do celów VAT (takiej jak dla celów PIT). Jeśli nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu i używa samochód do celów mieszanych – zarówno firmowych, jak i osobistych – odliczy 50% podatku.
PODRÓŻE SŁUŻBOWE JAKO KOSZT
UZYSKANIA PRZYCHODU
Co do zasady kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu oraz zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodu. Dlatego jeśli przedsiębiorca sam odbywa podroż służbową, to ma prawo odliczyć od przychodu poniesione na ten cel wydatki – jako koszty uzyskania przychodu. Powinien zachować wszelkie dowody potwierdzające związek podróży z prowadzoną działalnością, np. zebrane podczas niej zamówienia,
faktury zakupowe, oferty kontrahentów.
Jeżeli przedsiębiorca porusza się publicznym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, samolotem), kosztem będzie cena biletu za przejazd. Nie ma ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu. Jednak tak jak w przypadku innych kosztów obowiązuje zasada, zgodnie z którą wydatki muszą być racjonalnie uzasadnione. Jeśli przedsiębiorca podróżuje samochodem, który stanowi środek trwały firmy, odliczy 100% wydatków na jego użytkowanie, o ile prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Jeżeli nie prowadzi ewidencji, odliczy 75% wydatków.
By odliczyć 100% kosztów uzyskania przychodu w PIT, trzeba prowadzić ewidencję taką jak dla celów VAT. Różni się ona od ewidencji prowadzonej w celu rozliczenia podróży służbowej pracownika m.in. tym, że nie oblicza się kosztów przejazdu (liczba przejechanych kilometrów x stawka za kilometr).
Jeśli w czasie podróży przedsiębiorca wykorzystuje swój samochód prywatny (niebędący majątkiem firmy) dla celów działalności gospodarczej, nie musi już prowadzić żadnej ewidencji przebiegu pojazdu. Wówczas odliczy 20% wydatków na jego użytkowanie.
DIETY
W podróży służbowej właściciel firmy nie może odliczyć faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie, ale przysługuje mu dieta tej samej wysokości, co pracownikowi (w kraju: 45 zł za dobę podróży, za granicą według stawek w rozporządzeniu MPiPS dla danych krajów). Firmowe wydatki, także diety za delegację, należy udokumentować, by zaliczyć je do kosztów podatkowych.
Diety zaliczane są do kosztów w formie ryczałtu. Podstawą ich rozliczenia jest dowód wewnętrzny, który powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
W podróży służbowej właściciel firmy nie może odliczyć faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie, ale
przysługuje mu dieta tej samej wysokości, co pracownikowi.
NOCLEGI I KOMUNIKACJA LOKALNA
Wydatki na nocleg przedsiębiorca może rozliczać na podstawie faktury lub rachunku. Przedsiębiorcy nie obowiązują limity dotyczące pracowników. Jeśli w podróży służbowej właściciel firmy korzysta ze środków komunikacji miejscowej, koszty rozlicza w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem, z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku. Przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty dotyczące pracowników.
Odliczyć może także inne wydatki związane z prowadzoną działalnością, np. zakup biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem. Nie może rozliczyć kosztów podróży służbowej, jeśli jest opodatkowany w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej.
JAK PRZELICZAĆ KOSZTY W WALUCIE OBCEJ?
Jeśli w trakcie podróży przedsiębiorca otrzymał dokumenty potwierdzające wydatki w innej walucie, przelicza ją na złote. Poniesione wydatki (jak np. opłata za przejazd autostradą, nocleg) rozlicza według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) dokumentujących koszty związane z podróżą. Diety przelicza według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.
ODLICZENIE VAT OD WYDATKÓW NA PODRÓŻ
Za podróż służbową przedsiębiorca może rozliczyć VAT na zasadach ogólnych, jak przy innych czynnościach opodatkowanych. Nie odliczy VAT od wydatków na usługi gastronomiczne i noclegi.
Niepodlegający odliczeniu VAT z tytułu noclegu może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (kwota brutto).
Do odliczenia VAT uprawniają faktury oraz dokumenty uznawane zgodnie z przepisami za faktury, tj. np. jednorazowe bilety potwierdzające przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość.
Dokument:
» powinien zawierać: numer i datę wystawienia, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę podatku, kwotę należności ogółem;
» powinien zostać wystawiony przez podatnika uprawnionego do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami.
Przedsiębiorca może odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego
– pod warunkiem, że wykorzystuje samochód wyłącznie w działalności gospodarczej i złoży do urzędu skarbowego formularz VAT-26. Potwierdzeniem wykorzystywania auta wyłącznie na potrzeby firmy jest prowadzenie ewidencji przebiegu do celów VAT (takiej jak dla celów PIT). Jeśli nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu i używa samochód do celów mieszanych – zarówno firmowych, jak i osobistych – odliczy 50% podatku.
